13/2016, data dodania: 30.06.2016 Jak dokonać potrącenia z wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na część etatu
W razie potrącenia dokonywanego z wynagrodzenia pracowników niepełnoetatowych należy pomniejszyć kwotę wolną od potrąceń proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W przypadku gdy pracownik w miesiącu otrzymuje składniki wynagrodzenia w różnych terminach, pracodawca powinien stosować jedną kwotę wolną od potrąceń.
Przepisy Kodeksu pracy w zakresie pomniejszania wynagrodzenia pracowniczego wskazują przede wszystkim:
● rodzaje należności, które można egzekwować bez potrzeby uzyskiwania na to zgody zatrudnionego,
● kolejność, w jakiej należy dokonywać potrąceń,
● ograniczenia dotyczące wysokości potrąceń.
Niezależnie od woli pracownika z jego wynagrodzenia w pierwszej kolejności potrąceniu podlegają sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych - do wysokości 3/5 wynagrodzenia. Następnie zaspokojeniu podlegają sumy egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, potem zaś zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi przez pracodawcę - do wysokości 1/2 wynagrodzenia. Na końcu można potrącać kary pieniężne - do wysokości 1/10 części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń mających pierwszeństwo.
Przy zbiegu potrąceń z różnych tytułów potrącenia kwot egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych nie mogą w sumie przekraczać 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami należności alimentacyjnych - 3/5 wynagrodzenia.
Kwota wolna od potrąceń
Ważnym ograniczeniem dopuszczalności potrąceń z wynagrodzenia jest konieczność zachowania tzw. kwoty wolnej, będącej gwarantem pewnego minimum bytowego pracownika. Przy jej ustalaniu pod uwagę bierze się:
1) ustawową płacę minimalną, którą w 2016 r. należy uwzględniać w kwocie:
● 1850 zł - w odniesieniu do pracowników pełnoetatowych,
● 1480 zł (80% z 1850 zł) - w przypadku pracowników pełnoetatowych w pierwszym roku pracy;
2) rodzaj dokonywanego z wynagrodzenia potrącenia - wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
● minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniach składkowo-podatkowych - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
● 75% ww. wynagrodzenia - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
● 90% ww. wynagrodzenia - przy potrącaniu kar pieniężnych z odpowiedzialności porządkowej;
3) wskaźniki uwzględniane przy ustalaniu zaliczki podatkowej pracownika, takie jak zryczałtowane koszty uzyskania przychodu i kwota zmniejszająca miesięczne zaliczki na podatek, którą stosujemy tylko wówczas, gdy pracownik złoży nam formularz PIT-2;
4) wymiar etatu pracownika - w przypadku pracownika niepełnoetatowego kwotę wolną zmniejsza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Dotyczy to także potrąceń dobrowolnych, przy których wymagana jest zgoda pracownika (co potwierdza stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 22 lutego 2011 r., sygn. GPP-364-4560-8-1/11/PE/RP).
Zgodnie z poglądem prezentowanym przez ekspertów prawa pracy, aby ustalić kwotę wolną dla niepełnoetatowca, należy:
● ustalić minimalne wynagrodzenie proporcjonalnie do etatu,
● od otrzymanego wyniku odliczyć składki ZUS i zaliczkę na podatek.
Tabela. Wysokość kwot wolnych od potrąceń w 2016 r. (w zł)
| Wymiar etatu | Kwota wolna | Kwota wolna | Kwota wolna | Kwota wolna |
| Przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz przy dobrowolnych potrąceniach na rzecz pracodawcy | ||||
| 1/4 | 393,58 | 342,17 | 398,62 | 347,17 |
| 1/2 | 711,34 | 664,34 | 716,34 | 669,34 |
| 3/4 | 1033,52 | 986,52 | 1038,52 | 991,52 |
| 1/1 | 1355,69 | 1308,69 | 1360,69 | 1313,69 |
| Przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi | ||||
| 1/4 | 295,19 | 256,63 | 298,97 | 260,38 |
| 1/2 | 533,51 | 498,26 | 537,26 | 502,01 |
| 3/4 | 775,14 | 739,89 | 778,89 | 743,64 |
| 1/1 | 1016,77 | 981,52 | 1020,52 | 985,27 |
| Przy potrącaniu kar pieniężnych | ||||
| 1/4 | 354,22 | 307,95 | 358,76 | 312,45 |
| 1/2 | 640,21 | 597,91 | 644,71 | 602,41 |
| 3/4 | 930,17 | 887,87 | 934,67 | 892,37 |
| 1/1 | 1220,12 | 1177,82 | 1224,62 | 1182,32 |
| Przy dobrowolnych potrąceniach innych niż te na rzecz pracodawcy | ||||
| 1/4 | 314,86 | 273,74 | 318,90 | 277,74 |
| 1/2 | 569,07 | 531,47 | 573,07 | 535,47 |
| 3/4 | 826,82 | 789,22 | 830,82 | 793,22 |
| 1/1 | 1084,55 | 1046,95 | 1088,55 | 1050,95 |
Zmiana wymiaru etatu
Niekiedy zdarza się, że pracodawcy modyfikują pracownikom warunki pracy w zakresie wymiaru etatu. Gdy dochodzi do tego w trakcie miesiąca, nasuwa się pytanie, jak taka zmiana wpływa na kwotę wolną od potrąceń. Przepisy niestety nie przychodzą tu z pomocą. Aby umożliwić zachowanie funkcji kwoty wolnej, którą jest zapewnienie zatrudnionemu minimum socjalnego, stosownie do wymiaru etatu, w opisanych okolicznościach kwotę wolną od potrąceń należy ustalić, wyliczając wysokość minimalnego wynagrodzenia obowiązującego pracownika w okresie przed i po zmianie wymiaru czasu pracy. W tym celu stawkę godzinową, wynikającą z płacy minimalnej wyznaczonej dla wymiaru etatu sprzed zmiany, trzeba pomnożyć przez liczbę godzin nominalnie do przepracowania w okresie obowiązywania "starego" wymiaru czasu pracy. Analogicznie należy postąpić po modyfikacji wymiaru etatu.
PRZYKŁAD
Pensja pracownika zalegającego ze spłatą kredytu bankowego została zajęta przez komornika. Do 14 czerwca 2016 r. zatrudniony wykonywał obowiązki służbowe w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku po 8 godzin. Po tym dniu świadczy pracę na 3/4 etatu. Pracownik jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodów, a przy kalkulowaniu jego zaliczek podatkowych pracodawca stosuje kwotę zmniejszającą podatek. W przedstawionych okolicznościach kwotę wolną od potrąceń należy obliczyć w następujący sposób:
Krok 1. Ustalamy minimalną stawkę godzinową w czerwcu 2016 r.
1850 zł : 176 godz. nominalnie do przepracowania w czerwcu 2016 r. na pełnym etacie = 10,51 zł;
Krok 2. Ustalamy minimalne wynagrodzenie w okresie, gdy pracownik pracował na pełny etat
10,51 zł x 80 godz. z okresu od 1 do 14 czerwca = 840,80 zł;
Krok 3. Ustalamy minimalne wynagrodzenie w okresie, gdy pracownik pracował na część etatu
10,51 zł x 3/4 etatu x 96 godz. z okresu od 15 do 30 czerwca = 756,72 zł;
Krok 4. Ustalamy minimalne wynagrodzenie pracownika w czerwcu
840,80 zł + 756,72 zł = 1597,52 zł brutto;
Krok 5. Ustalamy kwotę wolną od potrąceń
1597,52 zł - (155,92 zł składki emerytalnej + 23,96 zł składki rentowej + 39,14 zł składki chorobowej + 124,07 zł składki zdrowotnej + 75 zł zaliczki podatkowej) = 1179,43 zł.
Kwota wolna od potrąceń wynosi 1179,43 zł.
Kilka wypłat w jednym miesiącu
Bywają miesiące, w których pracownik otrzymuje od pracodawcy określone składniki płacowe w dwóch terminach (np. wynagrodzenie zasadnicze i odrębnie nagrodę). Taki stan rzeczy powoduje, że obliczeń prawidłowej kwoty potrącenia należności egzekwowanych z pensji należy dokonywać w obydwu terminach wypłat. Wiąże się to z tym, że:
● w terminie pierwszej wypłaty w danym miesiącu należy ustalić dopuszczalną kwotę potrącenia oraz kwotę wolną od potrąceń i przestrzegając ograniczeń wynikających z tych dwóch wartości, obliczyć kwotę pomniejszenia wynagrodzenia,
● przy okazji drugiej wypłaty należy wyznaczyć finalną kwotę zajęcia płacy, uwzględniając wcześniej wypłacone świadczenia i dokonane potrącenia - polega to na zsumowaniu uzyskanych w danym miesiącu wszystkich elementów pensji, dokonując od wyliczonej sumy odliczeń podatkowo-składkowych i ustalając dopuszczalną kwotę potrącenia (z uwzględnieniem potrącenia dokonanego w pierwszym terminie wypłaty pensji).
W analogiczny sposób postępuje się w przypadku trzech i większej liczby wypłat w miesiącu.
Jak z tego wynika, pracodawca powinien stosować jedną kwotę wolną od potrąceń, nawet jeśli dokonuje w jednym miesiącu kilku wypłat. Przy czym musimy tu wyodrębnić sytuację, w której pracodawca tego samego miesiąca wypłaca pensję za 2 miesiące, czyli za dany miesiąc oraz za miesiąc poprzedni. W takim przypadku, zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym w piśmie GIP z 7 marca 2011 r. (sygn. GPP-364-4560-12-1/11/PE/RP), uwzględnia się kwotę wolną osobno w stosunku do każdego z wypłacanych wynagrodzeń, czyli de facto dwie kwoty wolne.
PRZYKŁAD
Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu otrzymał 3 czerwca 2016 r. od swego pracodawcy nagrodę uznaniową w kwocie 1650 zł brutto, zaś pod koniec miesiąca zostało mu wypłacone wynagrodzenie w wysokości 2000 zł brutto. Jego należności ze stosunku pracy są zajęte przez komornika na poczet niespłaconej pożyczki bankowej na kwotę kilku tysięcy złotych. Pracownik złożył w zakładzie pracy druk PIT-2, a ponadto obowiązują go podstawowe koszty uzyskania przychodów oraz kwota wolna od potrąceń wynosząca 1033,52 zł.
Uwzględniając podane informacje oraz fakt, że kwotę zmniejszającą miesięczną zaliczkę i zryczałtowane koszty pracownicze zastosowano przy rozliczaniu stałego wynagrodzenia, w celu ustalenia kwoty, którą trzeba potrącić z czerwcowych świadczeń, należy:
Krok 1. Obliczyć przy pierwszej wypłacie (nagroda) kwotę netto nagrody i kwotę potrącenia na rzecz komornika:
| Lp. | Wyszczególnienie | Wartości |
| 1. | Nagroda uznaniowa | 1650,00 |
| 2. | Podstawa składek na ubezpieczenia społeczne | 1650,00 |
| 3. | Składka na ubezpieczenie emerytalne (poz. 2 × 9,76%) | 161,04 |
| 4. | Składka na ubezpieczenia rentowe (poz. 2 × 1,5%) | 24,75 |
| 5. | Składka na ubezpieczenie chorobowe (poz. 2 × 2,45%) | 40,43 |
| 6. | Suma składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5) | 226,22 |
| 7. | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (poz. 2 - poz. 6) | 1423,78 |
| 8. | Składka na ubezpieczenie zdrowotne naliczona (poz. 7 × 9%) | 128,14 |
| 9. | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 7 × 7,75%) | 110,34 |
| 10. | Koszty uzyskania przychodu | 0,00 |
| 11. | Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 - poz. 6 - poz. 10) | 1424,00 |
| 12. | Zaliczka na podatek (poz. 11 × 18%) | 256,32 |
| 13. | Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 12 - poz. 9) | 146,00 |
| 14. | Kwota netto (poz. 1 - poz. 6 - poz. 8 - poz. 13) | 1149,64 |
| 15. | Kwota wolna od potrąceń | 1033,52 |
| 16. | Kwota potrącenia (poz. 14 - poz. 15) | 116,12 |
| 17. | Kwota do wypłaty (poz. 14 - poz. 16 ) | 1033,52 |
Krok 2. Ustalić finalną kwotę potrącenia przy okazji drugiej wypłaty (wynagrodzenia) na koniec czerwca:
| Lp. | Wyszczególnienie | Wartości |
| 1. | Wynagrodzenie za pracę | 2000,00 |
| 2. | Nagroda uznaniowa | 1650,00 |
| 3. | Składka na ubezpieczenie emerytalne [(poz. 1 + poz. 2) × 9,76%] | 356,24 |
| 4. | Składka na ubezpieczenia rentowe [(poz. 1 + poz. 2) × 1,5%] | 54,75 |
| 5. | Składka na ubezpieczenie chorobowe [(poz. 1 + poz. 2) × 2,45%] | 89,43 |
| 6. | Suma składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5) | 500,42 |
| 7. | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (poz. 1 + poz. 2 - poz. 6) | 3149,58 |
| 8. | Składka na ubezpieczenie zdrowotne naliczona (poz. 7 × 9%) | 283,46 |
| 9. | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 7 × 7,75%) | 244,09 |
| 10. | Koszty uzyskania przychodu | 111,25 |
| 11. | Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 + poz. 2 - poz. 6 - poz. 10) | 3038,00 |
| 12. | Zaliczka na podatek [(poz. 11 × 18%) - 46,33] | 500,51 |
| 13. | Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 12 - poz. 9) | 256,00 |
| 14. | Kwota netto (poz. 1 + poz. 2 - poz. 6 - poz. 8 - poz. 13) | 2610,12 |
| 15. | Kwota wolna od potrąceń | 1033,52 |
| 16. | Kwota możliwego maksymalnego potrącenia obowiązująca przy egzekwowaniu świadczeń niealimentacyjnych (poz. 14 x 50%) | 1305,06 |
| 17. | Kwota potrącenia ustalona od wynagrodzenia (pomniejszona o wcześniejsze potrącenie dokonane z nagrody uznaniowej) (poz. 14 - poz. 16 - 116,12 zł) | 1188,94 |
| 18. | Kwota wynagrodzenia do wypłaty [poz. 14 - poz. 17 - 1033,52 zł (kwota faktycznie wypłaconej wcześniej nagrody uznaniowej) - 116,12 zł] | 271,54 |
Z zaprezentowanych wyliczeń wynika, że:
● w czerwcu z należności przysługujących pracownikowi na rzecz komornika należy potrącić kwotę 1305,06 zł (116,12 zł z nagrody oraz 1188,94 zł z wynagrodzenia);
● po potrąceniu pracownik w sumie do wypłaty otrzyma kwotę 1305,06 zł (1033,52 zł tytułem nagrody + 271,54 zł tytułem wynagrodzenia) - w skali miesiąca zachowana zostanie kwota wolna od potrąceń, a potrącenie nie przekroczy 1/2 czerwcowych należności netto.
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 87-871 i 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268
Mariusz Pigulski
ekspert i praktyk, zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej
