Nie. Bez pisemnej zgody pracownicy nie mogą Państwo potrącić składek sfinansowanych za nią za poprzednie miesiące. Wyrażenie zgody przez pracownicę uprawnia Państwa do potrącenia w danym miesiącu składki wyłącznie za jeden miesiąc. Szczegóły w uzasadnieniu.

W opisanej sytuacji pracodawca nie mógł dokonać potrącenia dobrowolnej składki w każdym ze wskazanych miesięcy z obiektywnych przyczyn - pracownica nie osiągnęła w tym okresie żadnego przychodu wypłacanego przez pracodawcę. Aby teraz dokonać jednorazowego potrącenia opłaconych składek, zatrudniający musi uzyskać zgodę pracownicy na potrącenie konkretnej kwoty (np. 1000 zł) w maju 2016 r. z wypłaconego wynagrodzenia. Ekwiwalent za urlop w zakresie dokonywania potrąceń należy traktować tak jak wynagrodzenie za pracę.

Aby uniknąć podobnych problemów, rekomendowanym rozwiązaniem jest wpłacanie przez pracowników pobierających przez cały miesiąc zasiłek wypłacany przez ZUS, którzy chcą kontynuować ubezpieczenie, składek na konto lub do kasy pracodawcy, tak aby mógł on wpłacić je na konto ubezpieczyciela. W przypadku pracowników niedokonujących stosownych wpłat ubezpieczenie ustanie.

Ustalając wynagrodzenie należne pracownikowi do wypłaty, pracodawca w pierwszej kolejności musi odliczyć zobowiązania publicznoprawne, na które składają się składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej ze środków zatrudnionego, składka na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczka na podatek dochodowy. Od tak ustalonego wynagrodzenia netto potrąceniu podlegają następujące należności:

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

● zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

● kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy.

Zatrudniający dokonuje wskazanych potrąceń z mocy prawa, bez konieczności uzyskania zgody pracownika (art. 87 § 1 Kodeksu pracy). Na inne (dobrowolne) potrącenia, niż wcześniej wymienione, pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika, przy czym zgoda ta musi zostać wyrażona na piśmie (art. 91 § 1 Kodeksu pracy). Aby zgoda pracownika była wiążąca (skuteczna), powinna zostać przez niego udzielona w momencie wystąpienia okoliczności uzasadniających dokonanie potrącenia. Nie jest ważna zgoda wyrażona przez pracownika na potrącenie ze skutkiem na przyszłość. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z 4 października 1994 r. (I PZP 41/94, OSNP 1995/5/63), w którym wskazał, że:

(...) Wyrażenie przez pracownika, na podstawie art. 91 k.p. w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgody na potrącanie przez zakład pracy z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji - jest nieważne.

Wyrażając zgodę na dobrowolne potrącenie, pracownik powinien znać jego wysokość, która może być określona procentowo lub kwotowo. Zgoda ta będzie jednak skuteczna tylko do wysokości kwoty wolnej od potrąceń. Ustalając kwotę możliwą do potrącenia, należy pamiętać, że w przypadku dokonywania dobrowolnych potrąceń (za pisemną zgodą pracownika) wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę netto w wysokości:

● 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,

● 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę - przy potrącaniu innych należności niż na rzecz pracodawcy (m.in. składki na dobrowolne ubezpieczenie, składki i raty z tytułu pożyczki udzielonej z kasy zapomogowo-pożyczkowej, raty z tytułu spłaty pożyczki udzielonej z zfśs).

Dokonywanie dobrowolnych potrąceń bez pisemnej zgody zatrudnionego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Należy wskazać, że pracownik może w każdej chwili cofnąć zgodę na potrącenia z pensji, bez uzasadniania swojej decyzji. Dokonanie potrącenia po cofnięciu zgody przez pracownika również stanowi wykroczenie przeciwko jego prawom.

PRZYKŁAD

W maju 2016 r. pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za pracę i ekwiwalent urlopowy w łącznej kwocie 1860 zł netto. Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodu i złożył oświadczenie PIT-2, uprawniające do stosowania ulgi podatkowej.

Zatrudniony wyraził zgodę na potrącenie z wypłaty w maju 1000 zł tytułem zaległych składek na ubezpieczenie NW. Pracodawca nie będzie mógł dokonać potrącenia pełnej kwoty, mimo uzyskania zgody pracownika. Musi zachować kwotę wolną od potrąceń, która wynosi 80% wynagrodzenia przypadającego do wypłaty, tj. 1084,55 zł (80% z kwoty 1355,69 zł). Maksymalna kwota potrącenia wyniesie 775,45 zł (1860 zł - 1084,55). Potrącając taką kwotę, zatrudniający wypłaci pracownikowi kwotę wolną, tj. 1084,55 zł (1860 zł - 775,45 zł). Niepotrąconą część składek wynoszącą 224,55 zł (1000 zł - - 775,45 zł) pracownik będzie mógł wpłacić bezpośrednio do kasy zakładowej lub na rachunek bankowy pracodawcy.

Nieuzyskanie zgody pracownicy na potrącenie opłaconych przez pracodawcę składek powoduje powstanie przychodu po stronie zatrudnionej z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Przychód ten należy rozliczyć na ogólnych zasadach, tj. doliczyć do pozostałych przychodów uzyskanych przez tę osobę w najbliższym miesiącu i pobrać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę podatkową. W razie skierowania sprawy do sądu w celu odzyskania opłaconych składek i korzystnego dla pracodawcy rozstrzygnięcia pracownica będzie zobowiązana zwrócić składki, a pracodawca skorygować rozliczenia składkowo-podatkowe.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 87 § 1, art. 91 § 1, art. 282 § 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

● art. 11-12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 615

● art. 4 pkt 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 615

● art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 581; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 65

Aldona Salamon

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń oraz w pracy w dziale personalnym, autorka publikacji i artykułów prasowych