Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 9/2016, data dodania: 22.04.2016

W jaki sposób umieścić w aktach osobowych pracownika informację o ukaraniu go karą porządkową, aby można ją było później usunąć bez śladu

Dokumenty w aktach osobowych mają być ponumerowane chronologicznie. W razie ukarania pracownika karą porządkową informację o tym umieszcza się w aktach osobowych, a po upływie roku nienagannej pracy usuwa. Jak zgodnie z prawem usunąć dokumenty o nałożonej karze porządkowej, aby nie powstawała luka po usuniętym dokumencie? Pomimo bowiem usunięcia informacji o ukaraniu pracownika przez tę lukę w aktach osobowych można się domyślać, że był on wcześniej ukarany karą porządkową.

PROBLEM

RADA

Najlepszym rozwiązaniem jest zastosowanie numeracji "uszczegóławiającej", tj. wprowadzenie pod określonym, kolejnym numerem dokumentu "podnumeru", poprzez wskazanie np. po numerze 14 numeru 14.1. Usunięcie oznaczonych w ten sposób dokumentów związanych z nałożoną karą porządkową nie będzie powodować powstawania luk w numeracji dokumentacji kadrowej.

UZASADNIENIE

Nałożenie na pracownika kary porządkowej wiąże się z umieszczeniem w części B akt osobowych odpisu zawiadomienia o ukaraniu pracownika oraz innych pisemnych dokumentów sporządzonych w trakcie nakładania kary.

Uznanie kary porządkowej za niebyłą następuje w razie:

● upływu roku nienagannej pracy lub wcześniej (pracodawca może podjąć decyzję o wcześniejszym usunięciu z akt osobowych pracownika informacji o ukaraniu z własnej inicjatywy, na wniosek organizacji związkowej, a także na wniosek pracownika),

● uwzględnienia przez pracodawcę sprzeciwu od nałożonej kary,

● wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.

W każdym z tych przypadków informacje o ukaraniu zostają usunięte z akt osobowych. Pracodawca powinien uczynić to niezwłocznie po zaistnieniu danej sytuacji. W aktach osobowych nie powinien pozostać żaden ślad po nałożonej na pracownika karze porządkowej.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Chronologiczne ułożenie dokumentów odnosimy do:

● dat ich przekazania pracodawcy - w razie dokumentów dostarczanych przez pracownika,

● dat stworzenia dokumentów - w odniesieniu do dokumentacji tworzonej (współtworzonej) przez pracodawcę.

Przepisy nie zawierają żadnych ograniczeń w zakresie sposobu numeracji dokumentów umieszczanych w poszczególnych częściach akt osobowych. Wielu pracodawców stosuje prostą numerację (1, 2, 3...), ale można wykorzystywać bardziej złożony sposób numerowania, np. 1, 2, 3, 3a, 3b, 4... albo 1, 2, 3, 3.1, 3.2, 4... Taki sposób numeracji można stosować m.in. do dokumentacji związanej z nałożoną na pracownika karą porządkową. Usunięcie dokumentów po uznaniu kary za niebyłą nie będzie wówczas powodować przerw w podstawowej numeracji w aktach osobowych. Pozostaje co prawda zapis o karze porządkowej w "spisie treści" części B akt osobowych, ale on również może być w tym przypadku skorygowany. Spis dokumentów może być również poprawiony.

Należy przypomnieć, że upływ roku nienagannej pracy powoduje zatarcie ukarania, co oznacza, że wcześniejszą karę uważa się za niebyłą. Przepisy nie wskazują terminu, od którego trzeba liczyć ten roczny okres. W związku z tym należy przyjąć, że jego bieg powinien rozpocząć się od wskazanej w zawiadomieniu daty nałożenia kary.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 108, art. 113 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

● § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g i ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 2005

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji

Inforakademia
Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK