Dokument ten należy dołączyć do akt osobowych pracownika - do części B tej dokumentacji. Notatka z rozmowy z pracownikiem jest traktowana jako dowód potwierdzający prawidłowe wymierzenie pracownikowi kary porządkowej, dlatego powinna się znaleźć w aktach osobowych pracownika. Bez tego pracownik mógłby twierdzić, że została naruszona procedura wymagająca przeprowadzenia z nim rozmowy przed nałożeniem kary porządkowej.