Nie. Pracodawca nie może przedłużyć okresu przechowywania w aktach osobowych pracownika zawiadomienia o nałożeniu na niego kary nagany. Nie uprawnia do tego nawet to, że wcześniej nałożona kara upomnienia została usunięta z akt pracownika na wniosek związku zawodowego i uznana za niebyłą przed upływem roku.

Po roku nienagannej pracy zatarcie kary porządkowej następuje z mocy prawa (art. 113 § 1 Kodeksu pracy). Nie ma natomiast żadnych regulacji, które określałyby, że skrócenie okresu przechowywania w aktach osobowych zawiadomienia o nałożeniu kary daje podstawę do wydłużenia okresu przechowywania zawiadomienia o następnej karze o ten skrócony okres. Państwa pracownik ma więc prawo żądać, aby nałożona kara nagany po tym okresie została uznana za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu został usunięty z jego akt osobowych (art. 113 Kodeksu pracy).

Jeżeli nie usuną Państwo zawiadomienia u ukaraniu, to pracownik będzie miał prawo wystąpić z żądaniem usunięcia zawiadomienia o karze z jego akt osobowych. Może także zgłosić tę sprawę do inspektora pracy lub wnieść powództwo do sądu pracy. Gdyby z powodu nieusunięcia z akt osobowych informacji o ukaraniu pracownik poniósł szkodę, mógłby wówczas domagać się odszkodowania. W efekcie zatarcia kary porządkowej pracodawca powinien usunąć z akt pracownika nie tylko odpis zawiadomienia o ukaraniu, ale także wszelkie inne dokumenty związane z nałożeniem kary.

Przykład

Po upływie roku od ukarania pracownika karą upomnienia kadrowa usunęła z akt osobowych następujące dokumenty: pisemną skargę klienta, na podstawie której nałożono na pracownika karę porządkową, pisemny protokół z wysłuchania pracownika przed nałożeniem kary i pismo o nałożeniu kary. Ponadto kadrowa wymieniła spis dokumentów w części B akt osobowych i ponownie je ponumerowała. Takie postępowanie pracownicy kadr jest prawidłowe.

Przez rok nienagannej pracy, po którym karę uważa się za niebyłą, należy rozumieć rok liczony od dnia nałożenia kary, w trakcie którego pracownik nie był ponownie ukarany żadną z kar porządkowych. Jeżeli zatem pracownik zostanie ukarany ponownie w ciągu roku od nałożenia na niego kary, wówczas zawiadomienie o nałożeniu pierwszej kary porządkowej można przechowywać do dnia, w którym upłynął rok od dnia nałożenia drugiej kary. Termin ten nie może być w jakikolwiek sposób wydłużany przez pracodawcę. Pracodawca może natomiast, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem roku od jej nałożenia. Może też uwzględnić w tej sprawie wniosek pracownika i usunąć zawiadomienie o ukaraniu przed upływem roku nienagannej pracy.

Przykład

Pracownik 3 kwietnia 2014 r. otrzymał karę upomnienia za wcześniejsze o 30 minut wyjście z zakładu pracy bez powiadomienia przełożonego. 28 lipca 2014 r. miała miejsce podobna sytuacja i pracownik otrzymał karę nagany. W takim przypadku karę upomnienia będzie można przechowywać w aktach osobowych dłużej niż rok, ponieważ w trakcie roku od nałożenia kary upomnienia pracownik był ponownie ukarany karą porządkową. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że termin roczny od udzielenia upomnienia skończył się z upływem 3 kwietnia 2015 r. Zawiadomienie o karze upomnienia będzie można usunąć najpóźniej razem z zawiadomieniem o karze nagany w następnym dniu po 28 lipca 2015 r.

Podstawa prawna:

● art. 108, art. 113 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

Jadwiga Krukowska

specjalista z zakresu prawa pracy, praktyk z 30-letnim doświadczeniem w działach kadrowo-płacowych, od 20 lat nadzoruje pracę w tych działach