Podpisywanie sprawozdania finansowego - wybrane wątpliwości

Chociaż sprawozdania finansowe już od 2018 r. składane są wyłącznie w formie elektronicznej i podpisywane za pomocą podpisu elektronicznego, to nadal występują wątpliwości dotyczące tych czynności. Przedstawiamy te najczęściej się pojawiające.

Jaką datę należy uznać za datę sporządzenia sprawozdania, jeśli podpisy składane są w różnych dniach

Problem

Sprawozdanie finansowe za 2023 r. będzie podpisane z różnymi datami do końca marca 2024 r. Którą datę uznać za datę sporządzenia sprawozdania finansowego?

Rada

Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów za datę sporządzenia sprawozdania finansowego należy uznać datę, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie.

Uzasadnienie

Kierownik jednostki ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku jednostek, których rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym, sprawozdanie finansowe za 2023 r. należy przygotować, nadać elektroniczną formę i podpisać najpóźniej do 31 marca 2024 r. W strukturze logicznej oraz formacie, określonych dla sprawozdań finansowych i udostępnionych w BIP MF, przewidziano, że data sporządzenia sprawozdania finansowego wpisana jest w odrębnym polu formularza sprawozdania finansowego. Data ta jest traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, wg stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, obowiązuje wszystkie osoby wchodzące w skład organu będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego - np. późniejszego - terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby. Oznacza to, że data sporządzenia sprawozdania w sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej, to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie.

Należy jednak podkreślić, że sprawozdanie finansowe jest dopiero kompletne i sporządzone zgodnie z przepisami prawa, gdy przed 31 marca znajdą się pod nim podpisy wszystkich osób, które powinny go podpisać lub dołączone zostaną wszystkie oświadczenia czy odmowy.

Źródło: 

• https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi/

Jak udowodnić, że sprawozdanie finansowe zostało podpisane przed 31 marca, jeśli nastąpiła korekta sprawozdania uwzględniająca uwagi biegłego rewidenta

ProblemS

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić i podpisać do 31 marca. W jaki sposób udowodnić, że wywiązano się z tego obowiązku, w przypadku gdy biegły rewident miał do niego uwagi i należy poprawić sprawozdanie finansowe już po 31 marca?

Rada

W celach dowodowych, że sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w terminach określonych przez przepisy ustawy o rachunkowości, konieczne jest przechowanie pierwotnej wersji sprawozdania finansowego, zawierającej podpisy elektroniczne złożone przed 31 marca.

Uzasadnienie

Mimo dotrzymania terminu porządzenia sprawozdania finansowego do końca marca, może się okazać, że dokument ten nie jest ostateczny. Jeśli po jego sporządzeniu pojawią się istotne zdarzenia mające wpływ na dane finansowe lub na dalsze funkcjonowanie firmy, konieczne jest poprawienie sprawozdania. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, jeśli takie zdarzenia mają miejsce przed zatwierdzeniem sprawozdania, firma musi je uwzględnić w nowej wersji dokumentu oraz w księgach rachunkowych. Biegły rewident, który bada sprawozdanie, również musi zostać poinformowany o tych zmianach. Nowa wersja sprawozdania finansowego powinna być sporządzona w formie elektronicznej, z zachowaniem struktury i formatu, oraz podpisana zgodnie z przepisami. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe będzie datowane ponownie, a podpisy zostaną złożone w innym terminie niż pierwotnie. Innymi słowy, na sprawozdaniu finansowym pojawi się nowa data. Aby udowodnić, że sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w terminach wymaganych przepisami ustawy o rachunkowości, należy przechowywać również pierwotną wersję sprawozdania finansowego opatrzoną podpisami elektronicznymi złożonymi przed 31 marca. 

Czy za brak podpisania sprawozdania finansowego w terminie do 31 marca grożą kary

Problem

Jakie sankcje mogą grozić jednostce, w przypadku gdy w związku z wygaśnięciem certyfikatu na podpis elektroniczny pierwsza wersja sprawozdania finansowego nie zostanie podpisana w terminie do 31 marca?

Rada

Niepodpisanie sprawozdania finansowego w przewidzianym przez ustawę o rachunkowości terminie może być uznane za "niesporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z przepisami o rachunkowości". Takie wykroczenie jest zagrożone karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Uzasadnienie

Brak podpisu elektronicznego przed 31 marca pod sporządzonym sprawozdaniem finansowym wydaje się niezbyt poważnym przewinieniem, tym bardziej że ta wersja sprawozdania finansowego nie musi być ostateczna. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w której fakt niepodpisania sprawozdania zostanie potraktowany jako "niesporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości" o którym mowa w art. 77 ust. 2 uor. Za to natomiast grozi kara grzywny lub pozbawienia wolności do lat 2 albo obie te kary łącznie. Jeśli sprawozdanie zostało sporządzone do końca marca a podpisane w kwietniu z określonych powodów, np. trudności technicznych, to jest to okoliczność łagodząca i prawdopodobnie nikt nie będzie stosować sankcji z wymienionego przepisu. Przestępstwem byłoby niesporządzenie sprawozdania w ogóle albo z bardzo dużym opóźnieniem. 

Czy można jednoosobowo podpisać sprawozdanie a potem skompletować oświadczenia 

Problem

Jednostka chce skorzystać z uproszczeń przy podpisywaniu sprawozdań finansowych? Czy sprawozdanie finansowe można najpierw podpisać elektronicznie, a następnie skompletować wymagane oświadczenia?

Rada

Nie jest dopuszczalne, by sporządzenie wymaganych przepisami oświadczeń nastąpiło po podpisaniu sprawozdania.

Uzasadnienie

Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy sprawozdanie finansowe może podpisać, co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego (art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości).

Przedstawiony powyżej uproszczony sposób podpisywania sprawozdania finansowego ma charakter modelowy i wymaga wykonania określonych czynności w konkretnej kolejności. Ustawa o rachunkowości w powyższym zakresie nie przewiduje dokonywania zmian. Nie ma, więc możliwości żeby sporządzenie oświadczeń nastąpiło po podpisaniu sprawozdania. 

Elektroniczny podpis osoby wchodzącej w skład organu wieloosobowego (jako zintegrowany element sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej) stanowi potwierdzenie, że wszystkie wymagane oświadczenia/odmowy zostały w stosunku do dokumentu sprawozdania finansowego sporządzone.

źródło: https://www.gov.pl/web/finanse/rachunkowosc-finansowa

Czy osoba składająca oświadczenie ponosi inną odpowiedzialność niż osoba podpisująca sprawozdanie finansowe

Problem 

Czy w przypadku zastosowania uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdań finansowych osoba składająca oświadczenie ponosi inną odpowiedzialność niż osoba podpisująca sprawozdanie finansowe?

Rada

Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe jest taka sama zarówno w przypadku złożenia oświadczenia, jak i podpisania sprawozdania w sposób elektroniczny. 

Uzasadnienie

Nadal stosunkowo nowa zasada podpisywania sprawozdań finansowych przez kierownika jednostki w przypadku zarządów wieloosobowych polega na tym, że część osób wchodzących w skład "kierownika jednostki" składa najpierw specjalne oświadczenia, a następnie pozostali członkowie (przynajmniej jeden) podpisują sprawozdanie w sposób elektroniczny.

Zastosowanie uproszczenia polegającego na tym, że część osób wchodzących w skład "kierownika jednostki" składa najpierw specjalne oświadczenia, a następnie pozostali członkowie (przynajmniej jeden) podpisują sprawozdanie w sposób elektroniczny nie wpływa na zróżnicowanie odpowiedzialności członków kierownika jednostki za sprawozdanie finansowe. Nie zmienia się bowiem zasada, że kierownik jednostki jest zobowiązany do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe czy skonsolidowane sprawozdanie finansowe (a jeśli dotyczy, to także sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej) spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości (art. 4a uor).

Źródło:

• https://www.gov.pl/web/finanse/rachunkowosc-finansowa

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe, gdy prowadzenie ksiąg rachunkowych powierzono biuru rachunkowemu

Problem

Jednostka zleciła prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego jednostce zajmującej się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Kto powinien się podpisać pod sprawozdaniem finansowym - właściciel biura rachunkowego czy pracownik?

Rada

Podpis pod sprawozdaniem finansowym powinna złożyć osoba, która reprezentuje biuro rachunkowe (może nią być zarówno właściciel, jak i pracownik tego biura).

Uzasadnienie

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 52 ust. 2 tej ustawy), że sprawozdanie finansowe musi podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Z przepisu tego wynika zatem, że pod takim sprawozdaniem powinna być podpisana osoba, która z ramienia biura rachunkowego utworzyła taki dokument. Taką osobą może być zarówno właściciel biura, jak i jeden z jego pracowników. Należy jednak zwrócić uwagę, że sam podpis osoby uprawnionej do reprezentowania biura rachunkowego to za mało, aby taki dokument miał moc prawną. Oprócz osoby sporządzającej sprawozdanie musi się bowiem podpisać również kierownik jednostki. 

Czy cudzoziemiec będący w zarządzie jednostki musi złożyć e-podpis pod sprawozdaniem finansowym

Problem

Czy cudzoziemiec będący członkiem zarządu jednostki musi się założyć podpis elektroniczny pod sprawozdaniem finansowym?

Rada 

Cudzoziemcy wchodzący w skład "kierownika jednostki" mają takie same obowiązki jak inni członkowie organów wieloosobowych. 

Uzasadnienie

Od 2022 r. możliwe są dwa sposoby podpisania sprawozdania finansowego: 

• pierwszy polega na tym, że sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych - księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu,
• drugi - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych - księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu. Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają stosowne oświadczenia (także w formie papierowej, przy czym należy zapewnić sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów), że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

Zatem cudzoziemiec będący członkiem zarządu ma takie same obowiązki jak obywatel polski będący członkiem zarządu. Powinien on - co do zasady - podpisać sprawozdanie finansowe, składając e-podpis. Nie musi być to e-podpis, o którego używanie ubiegał się w naszym kraju. Może to być kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE. 

Paweł Muż

ekonomista, redaktor "MONITORA księgowego"