Przepis art. 111 ust. 1 ustawy o VAT określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem tutaj nieistotnym. Zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wyłącznie sprzedaży, która została zrealizowana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej nie wystąpi więc w przypadku sprzedaży na rzecz innych podmiotów, bowiem sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) podlega udokumentowaniu fakturą.

Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Pełnią szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

W myśl art. 106b ust. 5 ustawy o VAT w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Przepis ten wprowadza zasadę, zgodnie z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się numerem NIP (lub numerem podatku od wartości dodanej) wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer. Reguluje szczegółowo kwestie dokumentowania transakcji, które zostały uprzednio zaewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Wymusza pewną konsekwencję podatnika. Jeżeli dokonuje on zakupu jako podatnik, a nie jako konsument, to powinien o tym fakcie poinformować sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu. Podatnik nie może dowolnie wybierać, czy dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy też występuje w charakterze konsumenta. Jeśli w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występuje w charakterze konsumenta i nabywa określony towar jako konsument, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu. Towar lub usługa nabyta na potrzeby osobiste lub prywatne nie może z czasem przekształcić się w zakup służący działalności gospodarczej z punktu widzenia VAT. Nabywca w momencie realizowania zakupów dokonuje ich kwalifikacji jako związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tym bowiem momencie określa, czy dokonuje zakupów, działając w charakterze podatnika. Jeśli występuje jako podatnik VAT, to przedstawia sprzedawcy swój numer identyfikujący go na potrzeby VAT w taki sposób, aby sprzedaż towarów lub usług była właściwie udokumentowana - albo fakturą, albo paragonem z numerem identyfikacji podatkowej pozwalającym na ewentualne późniejsze prawidłowe wystawienie do tego paragonu faktury zawierającej ten numer. W przypadku gdy nabywca nie poda numeru NIP do czasu zakończenia rejestracji sprzedaży na kasie rejestrującej, należy uznać, że dokonał zakupu jako konsument. Nabywca może wystąpić o wystawienie mu faktury przez sprzedawcę, jednak sprzedawca w takiej sytuacji powinien wystawić mu fakturę taką jak dla konsumentów, tj. bez podawania w niej NIP nabywcy. Jeśli dana transakcja została zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej i udokumentowana paragonem, to podatnik nie ma prawa do wystawienia faktury zawierającej NIP, który nie został ujawniony na paragonie.

Podsumowując, spółka nie ma prawa dokonać korekty faktury zmieniającej charakter nabywcy z konsumenta na osobę prowadzącą działalność gospodarczą. 

Ryszard Kubacki

doradca podatkowy, autor komentarzy książkowych i licznych publikacji z dziedziny podatków, prawa gospodarczego i karnego skarbowego