Za pomocą testów kontrolnych można samodzielnie zaplanować i sprawdzić, jak przebiega proces wdrażania w jednostkach sektora publicznego zmian przepisów w zakresie JPK_VAT, które trzeba stosować od 1 października 2020 r.
Testy kontrolne zostały opracowane w podziale na jednostki sektora będące samodzielnymi podatnikami VAT i jednostki samorządowe objęte centralizacją rozliczania VAT. Podane rozwiązania dotyczące pracowników, którym przypisano obowiązki w określonym zakresie, są opcjonalne. W zależności od wielkości jednostek i ich struktury organizacyjnej obowiązki te mogą być przypisane innym pracownikom i nie jest to nieprawidłowe. Testy te są uzupełnieniem testów kontrolnych zamieszczonych jako dodatek do PRB 8/2020 i powinny być stosowane łącznie.
Przy korzystaniu z testów kontrolnych warto posiłkować się omówieniem poszczególnych zagadnień w PRB 9/2020. W razie potrzeby należy sięgać do przepisów źródłowych, a także innych szczegółowych opracowań fachowych.
Oprócz tego w dodatku zamieszczono listę kontrolną służącą na bieżąco pomocą pracownikom w stosowaniu nowych procedur. Prowadzi ona - krok po kroku - przez etapy, których zachowanie powinno pomóc w uniknięciu błędów w sporządzaniu części ewidencyjnej nowego JPK_VAT.
Formularze testowe trzeba wypełnić pozycja po pozycji. Jeśli dana procedura nie występuje w jednostce, ponieważ nie dotyczą jej określone przepisy, trzeba zamieścić adnotację "Nie dotyczy" i wpisać przyczynę zwolnienia jednostki. Testy należy samodzielnie uzupełnić o pozycje:
Maksymalny termin wykonania czynności (do kiedy?) | Osoba odpowiedzialna za wykonanie czynności | Uwagi |
4 | 5 | 6 |
|
|
|
W pozycji "Uwagi" opisuje się ewentualne problemy z wdrożeniem odpowiednich procedur/wykonaniem czynności. Problemy te trzeba na bieżąco omawiać z kierownictwem jednostki i podejmować decyzje zmierzające do ich rozwiązania.
Lp. | Czynność do wykonania | Tak/Nie/Nie dotyczy |
1 | 2 | 3 |
I. Identyfikacja transakcji na potrzeby rozliczania VAT - ewidencja sprzedaży | ||
1. | Sporządzenie listy czynności odpłatnych wykonywanych przez jednostkę w podziale na: | x |
a) | niepodlegające VAT, |
|
b) | zwolnione z VAT, |
|
c) | opodatkowane zerową stawką VAT, |
|
d) | opodatkowane VAT - poszczególne stawki. |
|
2. | Sporządzenie listy czynności opodatkowanych VAT wykonywanych stale, z podaniem: | x |
a) | rodzaju czynności, |
|
b) | stawki VAT (w podziale na stawki: 5%, 7%, 8%, 22%, 23%). |
|
3. | Sporządzenie listy czynności opodatkowanych VAT wykonywanych incydentalnie, z podaniem: | x |
a) | rodzaju czynności, |
|
b) | stawki VAT (w podziale na stawki: 5%, 7%, 8%, 22%, 23%). |
|
4. | Włączenie ww. list z pkt 1, 2 i 3 tabeli do polityki rachunkowości jednostki zarządzeniem kierownika jednostki. |
|
5. | Przekazanie list z pkt 1, 2 i 3 tabeli: | x |
a) | głównemu księgowemu, |
|
b) | pracownikom odpowiedzialnym za wystawianie faktur w imieniu jednostki, |
|
c) | pracownikom odpowiedzialnym za kontrolę formalną faktur własnych jednostki. |
|
6. | Ustalenie procedury postępowania w razie wystąpienia w działalności jednostki czynności zwolnionej z VAT lub opodatkowanej VAT nieujętej w ww. listach (pkt 1, 2 i 3 tabeli), obejmującej kroki: | x |
a) | zgłoszenie czynności przez pracownika odpowiedzialnego głównemu księgowemu, |
|
b) | ustalenie, czy czynność nie podlega opodatkowaniu, jest zwolniona czy podlega opodatkowaniu i według jakiej stawki, |
|
c) | wprowadzenie odpowiednich zmian do polityki rachunkowości jednostki. |
|
7. | Ustalenie procedury aktualizacji list czynności niepodlegających VAT, zwolnionych z VAT i opodatkowanych w związku ze zmianami przepisów oraz interpretacji podatkowych, w tym przypisanie pracownikom obowiązków w zakresie: | x |
a) | bieżącego śledzenia zmian prawa i interpretacji, |
|
b) | identyfikacji zmian i interpretacji mających zastosowanie w jednostce, |
|
c) | przygotowania projektu zarządzenia kierownika jednostki w sprawie zmian w listach (poz. 1, 2 i 3 tabeli) adekwatnie do zmian przepisów i interpretacji w takich terminach, aby rozpoczęcie ich stosowania nie naruszało obowiązujących terminów składania JPK_VAT i zapłaty VAT. |
|
8. | Zapewnienie pracownikom bieżącego dostępu do zmian w przepisach i do wydawanych interpretacji podatkowych. |
|
9. | Założenie rejestru interpretacji podatkowych dotyczących VAT, obowiązujących w jednostce, z podaniem daty rozpoczęcia i zakończenia ich stosowania w tej jednostce. |
|
10. | Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za kontrolę kwalifikacji czynności i doboru stawek podatkowych przed wygenerowaniem JPK_VAT do wysyłki. |
|
II. Oznaczenia rodzajów dokumentów w nowym JPK_VAT - ewidencja sprzedaży | ||
1. | Przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie części rejestrowej JPK_VAT w zakresie stosowania kodów dokumentów (RO, WEW, FP). |
|
2. | Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za kontrolę stosowanych oznaczeń przed wygenerowaniem JPK_VAT do wysyłki. |
|
III. Kody grup towarowych (GTU) - ewidencja sprzedaży | ||
1. | Zidentyfikowanie transakcji występujących w jednostce stale i incydentalnie pod kątem oznaczania ich symbolami GTU. |
|
2. | Przypisanie pracownikom obowiązku oznaczania faktur własnych kodami GTU na etapie: | x |
a) | wystawiania faktury lub |
|
b) | ujmowania faktury w części rejestrowej JPK_VAT. |
|
3. | Przeszkolenie ww. pracowników z zakresu stosowanych w jednostce oznaczeń GTU. |
|
4. | Zapewnienie ww. pracownikom bieżącego dostępu do objaśnień kodów GTU i PKWiU. |
|
5. | Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za ostateczne rozstrzyganie o stosowanym GTU dla przypadków wątpliwych. |
|
6. | Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za kontrolę stosowanych oznaczeń przed wygenerowaniem JPK_VAT do wysyłki. |
|
IV. Dodatkowe oznaczenia w nowym JPK_VAT - ewidencja sprzedaży (VAT należny) i zakupu (VAT naliczony) | ||
1. | Zidentyfikowanie transakcji występujących w jednostce stale i incydentalnie (w tym we wszystkich jednostkach: MPP - dla obowiązkowego split payment i TP - transakcje między podmiotami powiązanymi). |
|
2. | Przypisanie pracownikom obowiązku zamieszczania w ramach opisu na fakturze sprzedaży (nabycia): | x |
a) | danych niezbędnych dla prawidłowego doboru kodów (w przypadku gdy kody nadaje pracownik na etapie księgowania faktury w rejestrze JPK_VAT), |
|
b) | kodów (w przypadku gdy kody nadaje pracownik wystawiający fakturę własną lub kontrolujący fakturę zewnętrzną). |
|
3. | Przeszkolenie ww. pracowników w zakresie stosowanych kodów. |
|
4. | Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za ostateczne rozstrzyganie o stosowanych kodach dla przypadków wątpliwych. |
|
5. | Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za kontrolę stosowanych kodów przed wygenerowaniem JPK_VAT do wysyłki. |
|
Czynności zostały opisane dla wariantu, w którym każda podległa jednostka sporządza cząstkowy JPK_VAT, który jest łączony w JPK_VAT dla JST w urzędzie obsługującym organy JST. W każdej jednostce objętej centralizacją obowiązują procedury z tabeli 1, z modyfikacjami wynikającymi z tabeli 2.
Lp. | Czynność do wykonania | Tak/Nie/Nie dotyczy |
1 | 2 | 3 |
I. Identyfikacja transakcji na potrzeby rozliczania VAT - ewidencja sprzedaży | ||
1. | Sporządzenie list czynności wykonywanych przez każdą jednostkę objętą centralizacją (urząd gminy, urząd miasta, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski, podległe JST jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe), wymienionych w poz. 1, 2 i 3 tabeli 1 oraz tzw. czynności wewnętrznych między jednostkami podległymi tej samej JST. |
|
2. | Przekazanie ww. list do urzędu obsługującego JST. |
|
3. | Sporządzenie jednolitych list czynności dla całej JST i zatwierdzenie ich przez zarząd JST. |
|
4. | Przekazanie list zatwierdzonych przez zarząd JST do jednostek podległych objętych centralizacją. |
|
5. | Włączenie ww. list do polityki rachunkowości każdej jednostki objętej centralizacją zarządzeniem kierownika jednostki. |
|
6. | Ustalenie procedury postępowania w razie wystąpienia w działalności jednostki objętej centralizacją czynności niepodlegającej VAT, wewnętrznej, zwolnionej z VAT lub opodatkowanej VAT nieujętej w ww. listach, obejmującej kroki: | x |
a) | zgłoszenie czynności przez pracownika odpowiedzialnego głównemu księgowemu danej jednostki, |
|
b) | ustalenie, czy czynność nie podlega opodatkowaniu, jest zwolniona, czy podlega opodatkowaniu i według jakiej stawki, |
|
c) | zgłoszenie czynności do skarbnika JST, |
|
d) | zweryfikowanie przez skarbnika JST, czy czynność nie podlega opodatkowaniu, jest zwolniona, czy podlega opodatkowaniu i według jakiej stawki, |
|
e) | wprowadzenie odpowiednich zmian do uregulowań wewnętrznych przez zarząd JST, |
|
f) | przekazanie decyzji zarządu JST do jednostek podległych objętych centralizacją (wnioskodawcy, a także innych jednostek podległych, w których dana transakcja może wystąpić). |
|
7. | Włączenie ww. zmiany do polityki rachunkowości jednostki objętej centralizacją zarządzeniem kierownika jednostki. |
|
8. | Ustalenie procedury aktualizacji list czynności niepodlegających VAT, zwolnionych z VAT i opodatkowanych w związku ze zmianami przepisów oraz interpretacji podatkowych, w tym przypisanie pracownikom urzędu obsługującego organy JST obowiązków w zakresie: | x |
a) | bieżącego śledzenia zmian prawa i interpretacji, |
|
b) | identyfikacji zmian i interpretacji mających zastosowanie w JST, |
|
c) | przygotowania zarządzenia zarządu JST w sprawie zmian w jednolitych listach czynności adekwatnie do zmian przepisów i interpretacji w takich terminach, aby rozpoczęcie ich stosowania nie naruszało obowiązujących terminów składania JPK_VAT i zapłaty VAT, |
|
d) | przekazania zarządzenia do jednostek objętych centralizacją w takich terminach, aby rozpoczęcie ich stosowania nie naruszało obowiązujących terminów składania JPK_VAT i zapłaty VAT, |
|
e) | wprowadzenia zmian w politykach rachunkowości przez kierowników jednostek objętych centralizacją w takich terminach, aby rozpoczęcie ich stosowania nie naruszało obowiązujących terminów składania JPK_VAT i zapłaty VAT. |
|
9. | Założenie w urzędzie obsługującym organy JST centralnego rejestru interpretacji podatkowych dotyczących VAT obowiązujących w JST, z podaniem daty ich rozpoczęcia i zakończenia stosowania w tej JST. |
|
II. Oznaczenia dokumentów w nowym JPK_VAT - ewidencja sprzedaży | ||
1. | Przeszkolenie przez skarbnika JST pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie części rejestrowej JPK_VAT urzędu obsługującego organy JST oraz wszystkich jednostek objętych centralizacją w zakresie stosowania kodów dokumentów (RO, WEW, FP). |
|
III. Kody grup towarowych (GTU) - ewidencja sprzedaży | ||
1. | Zidentyfikowanie transakcji występujących w JST stale i incydentalnie pod kątem oznaczania ich symbolami GTU. |
|
2. | Przeszkolenie przez skarbnika JST pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie części rejestrowej JPK_VAT urzędu obsługującego organy JST oraz wszystkich jednostek objętych centralizacją w zakresie stosowania kodów GTU. |
|
3. | Wyznaczenie pracownika urzędu obsługującego organy JST odpowiedzialnego za ostateczne rozstrzyganie o stosowanym GTU dla przypadków wątpliwych w tym urzędzie oraz wszystkich jednostkach objętych centralizacją. |
|
IV. Dodatkowe oznaczenia w nowym JPK_VAT - ewidencja sprzedaży (VAT należny) i zakupu (VAT naliczony) | ||
1. | Zidentyfikowanie transakcji występujących w JST stale i incydentalnie (w tym we wszystkich jednostkach objętych centralizacją: MPP - dla obowiązkowego split payment i TP - transakcje między podmiotami powiązanymi). |
|
2. | Przeszkolenie przez skarbnika JST pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie części rejestrowej JPK_VAT urzędu obsługującego organy JST oraz wszystkich jednostek objętych centralizacją w zakresie stosowania kodów transakcji sprzedaży (nabycia). |
|
3. | Zaktualizowanie wykazu jednostek organizacyjnych podległych JST, stanowiącego załącznik do statutu JST, i przekazanie go głównym księgowym wszystkich podległych jednostek organizacyjnych do stosowania przy nadawaniu kodu TP. |
|
4. | Wyznaczenie pracownika urzędu obsługującego organy JST odpowiedzialnego za: | x |
a) | bieżącą aktualizację wykazu jednostek organizacyjnych podległych JST, stanowiącego załącznik do statutu JST, i przekazywanie zmian na bieżąco głównym księgowym wszystkich podległych jednostek organizacyjnych, |
|
b) | ostateczne rozstrzyganie o stosowanych kodach transakcji dla przypadków wątpliwych w tym urzędzie oraz wszystkich jednostkach objętych centralizacją. |
|
V. Kontrola nowych JPK_VAT cząstkowych przed włączeniem ich do nowego łącznego JPK_VAT w JST | ||
1. | Ustalenie procedur kontroli prawidłowości cząstkowych JPK_VAT, przed sporządzeniem JPK_VAT w JST, obejmujących obowiązkowe każdorazowe sprawdzenie: | x |
a) | czy wszystkie jednostki złożyły za dany miesiąc JPK_VAT cząstkowy (także zerowy), |
|
b) | czy JPK_VAT cząstkowe zostały sporządzone prawidłowo pod względem formalnym (czy mają wypełnione wszystkie wymagane rubryki zgodnie z ich przeznaczeniem, czy nie zawierają błędów rachunkowych, czy są podpisane przez osoby sporządzające). |
|
2. | Ustalenie w procedurach kontroli zarządczej JST procedury wykonywania okresowych kontroli prawidłowości prowadzenia rejestrów VAT przez jednostki podlegające centralizacji, w tym przeprowadzanych: | x |
a) | wyrywkowo w dowolnie obranym terminie, |
|
b) | obowiązkowo, jeśli cząstkowy JPK_VAT danej jednostki zawiera błędy w wyliczeniach, użytych kodach i oznaczeniach lub jest niesprawdzalny. |
|
Lista została opracowana dla rozwiązania, w którym kwalifikacja transakcji i nadawanie kodów odbywa się na etapie wystawiania dowodów własnych jednostki.
Lp. | Odpowiedz na pytania: | Sposób postępowania w razie uzyskania odpowiedzi | |
pozytywnej (TAK) | negatywnej (NIE) | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
I. Jeśli jesteś odpowiedzialny za udokumentowanie transakcji (fakturą, dokumentem wewnętrznym, paragonem fiskalnym) | |||
1. | Czy transakcja sprzedaży jest wymieniona w polityce rachunkowości jako: niepodlegająca opodatkowaniu VAT (w tym transakcja wewnętrzna między scentralizowanymi jednostkami jednej JST), zwolniona z VAT, opodatkowana stawką 0 lub inną ze stawek? | Zakwalifikuj transakcję odpowiednio z polityką rachunkowości. Wystaw fakturę (tam, gdzie jest taki obowiązek), dokument wewnętrzny lub paragon fiskalny zgodnie z kwalifikacją transakcji. Przejdź dalej → | Zgłoś transakcję do głównego księgowego jednostki (w JST objętej centralizacją - do pracownika urzędu obsługującego organy JST wyznaczonego do rozstrzygania spraw wątpliwych). Po uzyskaniu wiążącego rozstrzygnięcia zastosuj właściwy sposób postępowania wskazany w kolumnie 3. |
II. Jeśli jesteś odpowiedzialny za udokumentowanie transakcji fakturą | |||
2. | Czy transakcja jest wykonana między jednostkami powiązanymi? | Zamieść kod TP (może być w treści faktury lub w formie adnotacji). Przejdź dalej → | Zamieść na fakturze adnotację "jednostki niepowiązane" (jest to konieczne, aby osoba odpowiedzialna za kontrolę oznaczeń i ewidencję faktury nie miała wątpliwości, czy brak kodu oznacza, że nie ma obowiązku jego zamieszczenia, czy też jest to tylko przeoczenie). Przejdź dalej → |
3. | Czy transakcja podlega obowiązkowemu split payment (MPP)? | Zamieść kod MPP w treści faktury. Przejdź dalej → | Faktury niepodlegające MPP nie powinny mieć w treści oznaczenia MPP. Jeśli jednostka przyjęła, że zamieszcza takie oznaczenie na tzw. wszelki wypadek na każdej fakturze, musi to zmienić w celu prawidłowego sporządzenia nowego JPK_VAT najpóźniej od 1 października 2020 r. Nieprawidłowe oznaczenie w nowym JPK_VAT takiej faktury to błąd, skutkujący karą 500 zł za każde złe oznaczenie. W razie wątpliwości co do podlegania transakcji obowiązkowemu MPP, V zgłoś je do głównego księgowego. Fakturę z nieprawidłowym oznaczeniem skoryguj i prześlij do odbiorcy. Przejdź dalej → |
4. | Czy transakcja podlega oznaczeniu kodem GTU? | Zamieść właściwy kod GTU (może być w treści faktury lub w formie adnotacji). Przekaż dowód do kontroli formalnej → | V Zamieść na fakturze adnotację "nie podlega GTU" (jest to konieczne, aby osoba odpowiedzialna za kontrolę oznaczeń i ewidencję faktury nie miała wątpliwości, czy brak GTU oznacza, że nie ma obowiązku zamieszczenia tego kodu, czy też jest to tylko przeoczenie). Przekaż dowód do kontroli formalnej → |
Jeśli masz wątpliwości co do doboru GTU, zgłoś transakcję do głównego księgowego jednostki (w JST objętej centralizacją - do pracownika urzędu obsługującego organy JST wyznaczonego do rozstrzygania spraw wątpliwych). Po uzyskaniu wiążącego rozstrzygnięcia, V zamieść odpowiednią adnotację. Przekaż dowód do kontroli formalnej → | |||
III. Jeśli jesteś odpowiedzialny za kontrolę formalną dowodów własnych jednostki lub kontrolę wstępną głównego księgowego | |||
5. | Czy transakcja została prawidłowo udokumentowana (fakturą, dokumentem wewnętrznym, paragonem fiskalnym)? | Przejdź dalej → | Zwróć dowód do pracownika, który go wystawił. Musi on wystawić dowód właściwy. Po uzyskaniu prawidłowego dokumentu - przejdź dalej → |
6. | Czy na fakturze zamieszczono: a) adnotację o niepodleganiu GTU lub oznaczenie GTU, b) adnotację o transakcji niepowiązanej lub zamieszczono kod TP, c) kod MPP? | Przejdź dalej → | Zwróć fakturę do pracownika, który ją wystawił. Musi on uzupełnić adnotacje i oznaczenia. Po uzupełnieniu adnotacji i oznaczeń - przejdź dalej → |
7. | Czy powyższe oznaczenia są prawidłowe? | Przejdź dalej → | Zwróć fakturę do pracownika, który ją wystawił. Musi on poprawić adnotacje lub kody. Przekaż fakturę do księgowania w rejestrze VAT. |
IV. Jeśli jesteś odpowiedzialny za ujmowanie dowodów w rejestrze VAT | |||
8. | Czy operacja została udokumentowana dowodem wymagającym podania w rejestrze kodu dokumentu? | Wpisz do rejestru VAT odpowiedni kod (WEW, FP, RO). W razie wątpliwości co do doboru kodu - zgłoś je do głównego księgowego. Przejdź dalej → | Pozostaw puste miejsce w rejestrze VAT. |
9. | Czy operacja wymaga oznaczenia kodem GTU? | Wpisz do rejestru VAT kod GTU wskazany na fakturze. W razie jego braku, przy jednoczesnym braku adnotacji o niepodleganiu GTU, zgłoś problem do głównego księgowego. | Pozostaw puste miejsce w rejestrze VAT. |
10. | Czy operacja wymaga oznaczenia kodem TP? | Wpisz do rejestru VAT kod TP wskazany na fakturze. W razie jego braku, przy jednoczesnym braku adnotacji o transakcji z podmiotem niepowiązanym, zgłoś problem do głównego księgowego. | Pozostaw puste miejsce w rejestrze VAT. |
11. | Czy operacja wymaga oznaczenia kodem MPP? | Wpisz do rejestru VAT kod MPP wskazany na fakturze. W razie jego braku, przy jednoczesnym braku adnotacji o niepodleganiu obowiązkowemu MPP, zgłoś problem do głównego księgowego. | Pozostaw puste miejsce w rejestrze VAT. |
V. Jeśli jesteś odpowiedzialny za kontrolę zapisów w rejestrze JPK_VAT przed wygenerowaniem i wysłaniem pliku do urzędu skarbowego (w jednostkach samorządowych objętych centralizacją rozliczeń VAT - przed wygenerowaniem cząstkowego JPK_VAT i przesłaniem do urzędu obsługującego organy JST) | |||
12. | Czy wszystkie dokumenty w rejestrze VAT są oznaczone kodami (WEW, FP, RO)?* | Przejdź dalej → | Brakujące kody uzupełnij. Przejdź dalej → |
13. | Czy wszystkie kody rodzajów dokumentów w rejestrze VAT (WEW, FP, RO) są zgodne z ich rodzajem?* | Przejdź dalej → | Błędne kody popraw. Przejdź dalej → |
14. | Czy wszystkie faktury są oznaczone kodami (GTU, TP, MPP) lub zawierają adnotacje o braku obowiązku oznaczenia?* | Przejdź dalej → | Jeśli na fakturze nie ma nadanych kodów ani adnotacji o tym, że nie podlega oznaczeniu danym kodem - zgłoś sprawę do głównego księgowego. Powinien on ustalić pracownika odpowiedzialnego za brak i polecić jego uzupełnienie. Po uzupełnieniu kodów na fakturze - wpisz je do rejestru VAT. Tam, gdzie nie ma obowiązku oznaczenia kodami - pozostaw puste miejsca w rejestrze VAT. Przejdź dalej → |
15. | Czy wszystkie kody (GTU, TP, MPP) wpisane do rejestru VAT są zgodne z oznaczeniami i kodami na fakturach?* | Procedura zakończona. | Błędne kody popraw. Procedura zakończona. |
* Należy sprawdzić każdy zapis w rejestrze VAT z dowodem źródłowym.
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w RIO, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych