10/2017, data dodania: 28.09.2017 Zastosowanie niewłaściwej metody inwentaryzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Nieprawidłowość: W urzędzie gminy przeprowadzono inwentaryzację niezgodnie z przepisami, ponieważ zastosowano niewłaściwą metodę - grunty, prawo wieczystego użytkowania, sieci wodociągowe i kanalizacyjne oraz wartości niematerialne i prawne (licencje na użytkowanie programów komputerowych) zinwentaryzowano w drodze spisu z natury zamiast w drodze weryfikacji z dokumentami księgowymi.
Prawidłowy sposób postępowania: Obowiązujące metody dla inwentaryzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (w tym licencji na użytkowanie programów komputerowych), a także dopuszczalne odstępstwa od tych metod określone są w art. 26 ust. 1 uor.
Tabela. Dopuszczalne metody inwentaryzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
| Środki trwałe | Wartości niematerialne i prawne |
| Powinny być inwentaryzowane metodą spisu z natury, z wyjątkiem środków trwałych:
| W tym m.in. licencje na użytkowanie programów komputerowych powinny być inwentaryzowane metodą weryfikacji danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. |
W przypadku budowli stan rzeczywisty powinien być ustalany na podstawie dokumentacji źródłowej znajdującej się w posiadaniu jednostki, takiej jak:
- decyzje komunalizacyjne,
- akty notarialne nabycia i zbycia nieruchomości zabudowanych,
- decyzje o przekazaniu nieruchomości w trwały zarząd,
- protokoły przekazania środków trwałych w budowie, nakładów na modernizację budynków oraz budowli między jednostkami organizacyjnymi jednostki samorządu terytorialnego,
- protokoły odbioru robót budowlanych dla budowli pozyskanych (zmodernizowanych) w wyniku inwestycji własnych jednostki.
Jeśli chodzi o wartości niematerialne i prawne, takie jak licencje na oprogramowanie komputerowe, również nie jest możliwe przeprowadzenie ich spisu z natury, ponieważ wartością niematerialną nie jest program zainstalowany na komputerze, ale licencja na użytkowanie tego programu, czyli umowa. To, że program jest fizycznie zainstalowany na komputerze jednostki i przez nią użytkowany, wcale nie oznacza, że wartość niematerialna i prawna istnieje, ponieważ jeśli licencja na użytkowanie tego programu wygasła, to jednostka powinna program usunąć z dysków twardych, a wartość licencji zdjąć z ewidencji księgowej. Ustaleń w tym zakresie nie da się więc dokonać metodą spisu z natury, przeglądając zawartość twardych dysków komputerów jednostki, a tylko poprzez weryfikację danych zawartych w dokumentacji - umowie licencyjnej.
Oprac. Izabela Motowilczuk
były wieloletni inspektor kontroli
