Korespondencja z kontrahentami dotyczy głównie transakcji kupna-sprzedaży. Korespondencja ta występuje zawsze pomiędzy dostawcą (zwanym też sprzedającym) a odbiorcą (zwanym kupującym) i w swej treści dotyczy przedmiotu: towaru lub usługi - opisuje się ich asortyment, nazwę, ilość, ceny, jakość, rodzaj opakowania, sposób i termin dostawy, warunki i termin zapłaty itp. Pełna korespondencja w sprawach handlowych obejmuje pisma z zakresu:

● propozycji kupna-sprzedaży,

● zamówienia (zlecenia),

● dostawy,

● weryfikacji dostawy,

● zapłaty.

Przed przystąpieniem do tworzenia pisma lub wniosku adresowanego do kontrahenta należy sprawdzić, czy nasz kontrahent ma już opracowany wzór pisma lub wniosku dotyczącego sprawy, o załatwienie której się ubiegamy. Wystarczy wówczas pobrać ze strony internetowej kontrahenta wzór stosownego wniosku lub pisma i czytelnie go wypełnić (ewentualnie przesłać online).

Wzór 1. Zamówienie publikacji książkowych

Wzór 2. Zamówienie prenumeraty czasopisma

Wzór 2a. Prośba o przesłanie oferty cenowej na dostawę towarów/usług

Wzór 3. Zamówienie licencji na oprogramowanie

Wzór 4. Zlecenie wykonania pieczątek

Wzór 5. Zlecenie wykonania naprawy

Wzór 6. Zlecenie wykonania konserwacji

Wzór 7. Informacja o niewykonaniu przez kontrahenta złożonego zamówienia

Wzór 8. Informacja o zwrocie zakupionego towaru

Wzór 9. Pismo przewodnie do odsyłanej faktury VAT (dwukrotne fakturowanie)

Wzór 10. Pismo w sprawie odstąpienia od naliczenia odsetek za zwłokę w zapłacie zobowiązania wraz z odpowiedzią (projektem odpowiedzi) kontrahenta

Wzór 11. Pismo w sprawie zwrotu nadpłaconego zobowiązania (przelew środków został dokonany w nadmiernej wysokości)

Wzór 12. Pismo w sprawie zwrotu nadpłaconego zobowiązania (dwukrotnie opłacona faktura VAT)

Wzór 13. Pismo w sprawie zwrotu nienależnie przekazanej kwoty (przelew do niewłaściwego kontrahenta)

Wzór 14. Wezwanie do zapłaty należności budżetowej

Wzór 15. Informacja o nienależnej wpłacie od kontrahenta (nadpłata)

Wzór 16. Informacja o dokonaniu wpłaty przez kontrahenta na niewłaściwy numer rachunku bankowego

Wzór 17. Informacja o nowym numerze rachunku bankowego

Wzór 18. Informacja o właściwym rachunku bankowym dla dokonywania wpłat

Wzór 19. Pismo w sprawie wskazania właściwego rachunku bankowego dla wpłat dofinansowania zadania/projektu

Wzór 20. Pismo wzywające do odesłania potwierdzenia salda

Wzór 21. Pismo przewodnie do zwracanej gwarancji należytego wykonania kontraktu/umowy

Wzór 22. Pismo do komornika dotyczące zajęcia wynagrodzenia pracownika

Wzór 23. Pismo w sprawie naliczenia kary umownej z tytułu nieterminowego wykonania przedmiotu umowy

Wzór 24. Pismo w sprawie przesunięcia terminu płatności (rozłożenia płatności na raty)

Wzór 25. Pismo w sprawie wystawienia duplikatu faktury

Wzór 26. Pismo do szkoły w sprawie refundacji kosztów poniesionych w związku z wypłatą przez pracodawcę opiekunowi praktyki zawodowej dodatku szkoleniowego wraz z pochodnymi od wynagrodzeń

MARIA JASIŃSKA

magister ekonomii, skarbnik jednostki samorządu terytorialnego z wieloletnim doświadczeniem w zakresie finansów publicznych i rachunkowości budżetowej, szkoleniowiec z rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych. Ma także doświadczenie w pełnieniu funkcji przewodniczącego i członka rad nadzorczych spółek jednostek samorządu terytorialnego

GRZEGORZ KURZĄTKOWSKI

magister ekonomii, pracownik komórki finansowej urzędu jednostki samorządu terytorialnego z doświadczeniem w ewidencji i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków UE