Korespondencja z kontrahentami dotyczy głównie transakcji kupna-sprzedaży. Korespondencja ta występuje zawsze pomiędzy dostawcą (zwanym też sprzedającym) a odbiorcą (zwanym kupującym) i w swej treści dotyczy przedmiotu: towaru lub usługi - opisuje się ich asortyment, nazwę, ilość, ceny, jakość, rodzaj opakowania, sposób i termin dostawy, warunki i termin zapłaty itp. Pełna korespondencja w sprawach handlowych obejmuje pisma z zakresu:
● propozycji kupna-sprzedaży,
● zamówienia (zlecenia),
● dostawy,
● weryfikacji dostawy,
● zapłaty.
Przed przystąpieniem do tworzenia pisma lub wniosku adresowanego do kontrahenta należy sprawdzić, czy nasz kontrahent ma już opracowany wzór pisma lub wniosku dotyczącego sprawy, o załatwienie której się ubiegamy. Wystarczy wówczas pobrać ze strony internetowej kontrahenta wzór stosownego wniosku lub pisma i czytelnie go wypełnić (ewentualnie przesłać online).
Wzór 1. Zamówienie publikacji książkowych
Wzór 2. Zamówienie prenumeraty czasopisma
Wzór 2a. Prośba o przesłanie oferty cenowej na dostawę towarów/usług
Wzór 3. Zamówienie licencji na oprogramowanie
Wzór 4. Zlecenie wykonania pieczątek
Wzór 5. Zlecenie wykonania naprawy
Wzór 6. Zlecenie wykonania konserwacji
Wzór 7. Informacja o niewykonaniu przez kontrahenta złożonego zamówienia
Wzór 8. Informacja o zwrocie zakupionego towaru
Wzór 9. Pismo przewodnie do odsyłanej faktury VAT (dwukrotne fakturowanie)
Wzór 10. Pismo w sprawie odstąpienia od naliczenia odsetek za zwłokę w zapłacie zobowiązania wraz z odpowiedzią (projektem odpowiedzi) kontrahenta
Wzór 11. Pismo w sprawie zwrotu nadpłaconego zobowiązania (przelew środków został dokonany w nadmiernej wysokości)
Wzór 12. Pismo w sprawie zwrotu nadpłaconego zobowiązania (dwukrotnie opłacona faktura VAT)
Wzór 13. Pismo w sprawie zwrotu nienależnie przekazanej kwoty (przelew do niewłaściwego kontrahenta)
Wzór 14. Wezwanie do zapłaty należności budżetowej
Wzór 15. Informacja o nienależnej wpłacie od kontrahenta (nadpłata)
Wzór 16. Informacja o dokonaniu wpłaty przez kontrahenta na niewłaściwy numer rachunku bankowego
Wzór 17. Informacja o nowym numerze rachunku bankowego
Wzór 18. Informacja o właściwym rachunku bankowym dla dokonywania wpłat
Wzór 19. Pismo w sprawie wskazania właściwego rachunku bankowego dla wpłat dofinansowania zadania/projektu
Wzór 20. Pismo wzywające do odesłania potwierdzenia salda
Wzór 21. Pismo przewodnie do zwracanej gwarancji należytego wykonania kontraktu/umowy
Wzór 22. Pismo do komornika dotyczące zajęcia wynagrodzenia pracownika
Wzór 23. Pismo w sprawie naliczenia kary umownej z tytułu nieterminowego wykonania przedmiotu umowy
Wzór 24. Pismo w sprawie przesunięcia terminu płatności (rozłożenia płatności na raty)
Wzór 25. Pismo w sprawie wystawienia duplikatu faktury
Wzór 26. Pismo do szkoły w sprawie refundacji kosztów poniesionych w związku z wypłatą przez pracodawcę opiekunowi praktyki zawodowej dodatku szkoleniowego wraz z pochodnymi od wynagrodzeń
MARIA JASIŃSKA
magister ekonomii, skarbnik jednostki samorządu terytorialnego z wieloletnim doświadczeniem w zakresie finansów publicznych i rachunkowości budżetowej, szkoleniowiec z rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych. Ma także doświadczenie w pełnieniu funkcji przewodniczącego i członka rad nadzorczych spółek jednostek samorządu terytorialnego
GRZEGORZ KURZĄTKOWSKI
magister ekonomii, pracownik komórki finansowej urzędu jednostki samorządu terytorialnego z doświadczeniem w ewidencji i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków UE