Wstęp

Korespondencja urzędowa w praktyce jest definiowana jako przyjmowanie, redagowanie i wysyłanie pism. Jest to jeden ze sposobów wymiany informacji zarówno wewnątrz jednostki organizacyjnej, jak i między daną jednostką a jej "otoczeniem". Korespondencja to również istotny element systemu umożliwiającego szybki obieg informacji, dzięki któremu pracownicy komórek organizacyjnych jednostki mogą, w określony i zorganizowany sposób, wykonywać swoją pracę.

W Poradniku zaprezentowano ponad 170 przykładowych wzorów/szablonów pism oraz notatek służbowych, które mogą być pomocne pracownikom komórek finansowych przy bieżącym redagowaniu nowych pism urzędowych czy innej korespondencji służbowej, po uwzględnieniu specyfiki danej jednostki sektora finansów publicznych oraz przyjęciu indywidualnych rozwiązań. Szczegółowo opisano poszczególne elementy pisma, wskazano istotne zasady zapewniające właściwie i profesjonalnie ich redagowanie. Zaprezentowano wzór zarządzenia w sprawie określenia zasad podpisywania pism i dokumentów porządkującego w jednostce kwestie dotyczące obiegu pism urzędowych, do momentu ich wysłania. Ponadto podano wzór zarządzenia w sprawie określenia zasad opracowywania i przekazywania do realizacji aktów prawnych, w którym ustala się zasady opracowywania i przekazywania do realizacji aktów prawnych wydawanych przez organy stanowiące, wykonawcze lub kierownika jednostki - przykład regulacji postępowania przy opracowywaniu tego typu aktów.

Wzory pism urzędowych w Poradniku zostały przypisane do następujących kategorii:

● korespondencja z bankami,

● korespondencja z kontrahentami,

● korespondencja z urzędem skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,

● korespondencja dotycząca projektowania, planowania i realizacji budżetu (pisma wychodzące od organu wykonawczego JST),

● korespondencja dotycząca realizacji planów finansowych jednostek podległych, kierowana do organu wykonawczego JST,

● korespondencja pracodawca - pracownik,

● korespondencja pracownik - pracodawca,

● korespondencja wewnątrzzakładowa (pomiędzy komórkami organizacyjnymi),

● notatki służbowe,

● zaświadczenia,

● oświadczenia,

● upoważnienia,

● pełnomocnictwa.

Jeszcze w jednym z tegorocznych numerów Poradnika przedstawimy wzory umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych wraz z ewidencją księgową (bilansową i pozabilansową) będącą konsekwencją tych umów. Dopełnieniem całości będzie płyta CD zawierająca zarówno wzory pism, jak i umów w wersji aktywnej.

MARIA JASIŃSKA

magister ekonomii, skarbnik jednostki samorządu terytorialnego z wieloletnim doświadczeniem w zakresie finansów publicznych i rachunkowości budżetowej, szkoleniowiec z rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych. Ma także doświadczenie w pełnieniu funkcji przewodniczącego i członka rad nadzorczych spółek jednostek samorządu terytorialnego

GRZEGORZ KURZĄTKOWSKI

magister ekonomii, pracownik komórki finansowej urzędu jednostki samorządu terytorialnego z doświadczeniem w ewidencji i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków UE