21/2015, data dodania: 02.11.2015 Jak zawiesić prawo pracowników do dodatkowych składników wynagrodzenia
Pracodawcy, którzy chcą obniżyć koszty pracy, mogą czasowo zawiesić wypłatę całości lub części niektórych dodatkowych składników wynagrodzenia należnych pracownikom, np. premii regulaminowych. Zawieszenie wypłaty może dotyczyć świadczeń zarówno przysługujących na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych, jak i wynikających z umowy o pracę.
Aby pracodawca mógł skutecznie zawiesić prawo pracowników do składników wynagrodzenia przysługujących im na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych (np. regulaminów premiowania, wynagradzania lub porozumień zbiorowych), decyzja w tym zakresie m.in. musi wynikać ze złej sytuacji finansowej zatrudniającego i mieć aprobatę pracowników (art. 91 § 1 Kodeksu pracy). W razie braku zgody organizacji związkowych lub przedstawicieli pracowników na zawarcie porozumienia jest ono nieważne. Oznacza to, że pracodawca nie może wprowadzić go w życie.
W przypadku gdy porozumienie zawieszające przepisy wewnątrzzakładowe obowiązuje w dacie przejęcia zakładu pracy przez innego pracodawcę na podstawie art. 231 Kodeksu pracy, zachowuje ono swoją ważność do czasu, na który zostało zawarte (wyrok Sądu Najwyższego z 13 grudnia 2007 r., I PK 149/07, OSNP 2009/3-4/35).
Warunki zawieszenia przez pracodawcę świadczeń z przepisów wewnątrzzakładowych i umów o pracę
| Warunek | Określenie warunku |
| 1 | 2 |
| uzasadniona sytuacja finansowa pracodawcy | Przepisy nie wskazują, jak trudna musi być sytuacja finansowa zakładu pracy, aby uzasadniała zawarcie porozumienia zawieszającego. Kondycja pracodawcy musi być każdorazowo oceniana indywidualnie, w zależności od okoliczności konkretnego przypadku. Zdaniem Sądu Najwyższego sytuacja finansowa pracodawcy stanowiąca podstawę zawieszenia stosowania przepisów prawa pracy (art. 91 i 24127 Kodeksu pracy) lub postanowień umowy o pracę (art. 231a Kodeksu pracy) nie podlega kontroli sądu (wyrok z 6 grudnia 2005 r., III PK 91/05, OSNP 2006/21-22/316). |
| zawarcie porozumienia o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy z reprezentującą pracowników organizacją związkową lub przedstawicielstwem pracowników | Przedmiotem porozumienia zawieszającego mogą być wyłącznie wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy, takie jak: układy zbiorowe pracy, porozumienia zbiorowe, regulaminy oraz statuty, jeżeli regulują prawa i obowiązki stron stosunku pracy. U mniejszych pracodawców, zatrudniających mniej niż 20 pracowników i nieobjętych układem zbiorowym, przedmiotem porozumienia mogą być postanowienia umów o pracę (art. 231a Kodeksu pracy). Tryb zawarcia takiego porozumienia w zakresie zawieszenia niektórych ustaleń w umowie o pracę jest taki sam jak w przypadku porozumienia o zawieszeniu zakładowych źródeł prawa pracy (art. 91 § 2-4 Kodeksu pracy). Jeżeli u pracodawcy obowiązuje jedynie układ ponadzakładowy, porozumienie o zawieszeniu stosowania tego układu lub niektórych jego postanowień mogą zawrzeć strony uprawnione do zawarcia układu zakładowego. Informację o zawieszeniu stosowania układu ponadzakładowego strony porozumienia przekazują stronom tego układu. Porozumienie o zawieszeniu nie może dotyczyć aktów prawa powszechnie obowiązującego, takich jak ustawy, rozporządzenia wykonawcze czy ratyfikowane umowy międzynarodowe. Porozumienie o czasowym zawieszeniu prawa do danego świadczenia zawiera pracodawca i reprezentująca pracowników organizacja związkowa. Jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, zawiera porozumienie z przedstawicielstwem pracowników wyłonionym w przyjętym u niego trybie. Przedstawicielstwem może być także rada pracowników. Zawierając porozumienie, strony powinny konkretnie wskazać, które obowiązujące u pracodawcy źródła prawa pracy podlegają zawieszeniu i w jakim zakresie. Ze względów dowodowych porozumienie powinno mieć formę pisemną. Zastosowanie porozumienia zawieszającego dodatkowe składki wynagrodzenia nie wymaga zachowania trybu wypowiedzeń ani porozumień zmieniających (art. 91 § 3 w zw. z art. 24127 § 3 Kodeksu pracy). |
| maksymalny okres zawieszenia przepisów i warunków zatrudnienia | Zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy oraz warunków zatrudnienia określonych w umowie o pracę nie może trwać dłużej niż przez 3 lata (art. 91 § 3 Kodeksu pracy). Ustawowy 3-letni okres zawieszenia ma charakter maksymalny, dlatego niedopuszczalne jest zawieszenie przepisów prawa pracy na dłuższy czas. Jeżeli jednak strony ustalą dłuższy okres obowiązywania porozumienia, należy uznać, że porozumienie traci moc po upływie 3 lat od daty jego zawarcia, a zawieszone przepisy ponownie zaczynają obowiązywać. Podobnie niedopuszczalne jest przedłużenie obowiązywania porozumienia ponad 3-letni okres na podstawie aneksu. Jeżeli taka sytuacja zaistniała po upływie okresu ustawowego, tj. 3 lat, zarówno porozumienie, jak i aneks tracą moc. Możliwe jest zawieranie kilku porozumień zawieszających na krótsze okresy, nie dłużej jednak niż łącznie na 3 lata. W przypadku przerw między zawarciem kolejnych porozumień względy celowościowe przemawiają za tym, aby okres 3-letni był zliczany, jeśli porozumienia pozostają ze sobą w związku czasowym lub funkcjonalnym. Jednak w przepisach nie została uregulowana kwestia minimalnej przerwy między takimi porozumieniami. Należy jednak przyjąć, że ponowne zliczanie kolejnego 3-letniego okresu zawieszenia powoduje zwykle roczna przerwa. Za dopuszczalne należy uznać wprowadzenie w porozumieniu wyraźnej klauzuli o możliwości wypowiedzenia porozumienia zawieszającego (art. 2417 § 3 Kodeksu pracy). |
| przekazanie przez pracodawcę porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy | Obowiązek przekazania porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy (OIP) ma wyłącznie charakter informacyjny i nie podlega wpisowi do żadnych rejestrów (z wyjątkiem układów zakładowych lub ponadzakładowych, które podlegają wpisaniu do rejestru układów). Jednak niepowiadomienie OIP o zawarciu porozumienia nie skutkuje jego nieważnością. |
Odpowiedzi na pytania Czytelników
(?) Czy można zawiesić prawo pracowników do premii regulaminowej w przypadku spadku produkcji poniżej 20% w stosunku do poprzedniego półrocza?
Tak. Jest taka możliwość. Przesłanką zawieszenia prawa do premii pracowniczej jest pogorszenie sytuacji ekonomicznej pracodawcy. Nie mają znaczenia przyczyny pogorszenia tej sytuacji. Ocena przesłanki należy do partnerów społecznych (pracodawcy oraz zakładowych organizacji związkowych, ewentualnie przedstawicielstwa pracowników).
(?) U pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, nie ma także wyłonionego przedstawicielstwa pracowników. Czy i ewentualnie z kim może on w takiej sytuacji podpisać porozumienie o czasowym zawieszeniu wypłacania premii kwartalnej?
Decyzja w zakresie zawieszenia przepisów dotyczących premii kwartalnej nie może być jednostronna, podjęta wyłącznie przez pracodawcę. W razie braku przedstawicielstwa pracowników należy je wyłonić w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy, najlepiej w demokratycznych wyborach. Takim przedstawicielstwem może być też rada pracowników.
(?) W kwietniu 2014 r. zawarliśmy porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi o zawieszeniu stosowania regulaminu premiowania na okres 3 miesięcy. Czy w październiku 2015 r. możemy zawrzeć kolejne porozumienie zawieszające na okres 6 miesięcy? Czy poprzedni okres porozumienia o zawieszeniu powinien być doliczony do tego okresu w ramach 3-letniego okresu zawieszenia?
W tej sytuacji mogą Państwo zawrzeć w październiku 2015 r. kolejne porozumienie o zawieszeniu stosowania regulaminu premiowania. Okres stosowania tego porozumienia nie musi zostać połączony z poprzednim okresem zawieszenia, jeśli są Państwo w stanie wykazać, że istnieją obiektywne i racjonalne przesłanki organizacyjne, ekonomiczne lub gospodarcze przemawiające za tym, iż zawarcie obecnego porozumienia zostało podyktowane inną niż ostatnim razem sytuacją czy interesem pracodawcy. Ponadto zwykle ponadroczny okres od zawarcia poprzedniego porozumienia może stanowić obiektywną przesłankę czasową dla uzasadnienia, że wystąpiła innego rodzaju zmiana u pracodawcy, w wyniku której chce zawiesić przepisy wewnątrzzakładowe.
(?) Pracownicy otrzymują premie kwartalne na podstawie zakładowego regulaminu premiowania. Premie wypłacane są w zależności od stopnia wypracowania przez pracownika nałożonych na niego celów premiowych przed rozpoczęciem danego kwartału. Czy w październiku 2015 r. można zawiesić prawo pracowników do premii kwartalnej wstecz, tj. od III kwartału 2015 r.?
Nie mogą Państwo zawiesić prawa do premii z mocą wsteczną. Jeśli na dany kwartał cele zostały wyznaczone i pracownik je zrealizował, to wypracował premię za ten kwartał i należy mu ją wypłacić.
(?) Chcemy zawiesić część postanowień regulaminu premiowania na okres kilku miesięcy. Nie mamy przedstawicielstwa pracowników, dlatego chcemy to zrobić jednostronnie aneksem do regulaminu. Czy takie działanie jest dopuszczalne? Z jakim wyprzedzeniem powinniśmy poinformować o tym pracowników?
Nie. Takie działanie jest niedopuszczalne. Nie można tego bowiem zrobić jednostronnie aneksem do regulaminu wynagradzania. Jeżeli nie działają u Państwa organizacje związkowe ani rada pracowników, to aby zawrzeć porozumienie zawieszające, muszą Państwo wyłonić przedstawiciela pracowników. Ponadto zawarte porozumienie należy przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Przez analogię przepisów o wejściu w życie regulaminu pracy lub wynagradzania należy przyjąć, że w takim przypadku obowiązuje 2-tygodniowy termin na zapoznanie się przez pracowników z porozumieniem zawieszającym.
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 91, art. 231, art. 231a, art. 2417, art. 24127 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268
Małgorzata Mędrala
radca prawny, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy
